¿Cómo organizar una conferencia?

¿Quieres organizar una conferencia exitosa? ¿Le gustaría que los participantes estuvieran satisfechos y el orador disfrutara de su ocurrencia? Puede parecer que organizar una conferencia de este tipo no requiere grandes habilidades, pero si alguna vez fuiste responsable de este tipo de tarea, sabes cuánto tiempo realmente necesitas hacer.

Conferencia

La conferencia es una reunión de grupos de personas para discutir un tema específico. Hay muchos tipos de conferencias, entre las que se pueden distinguir: políticas, empresariales, científicas.

Como usted sabe, las conferencias se crean con algún propósito de educar – un tema que la mayoría de los oyentes están interesados en. Tiene que trasladar las cuestiones para ellos importantes, presentar las novedades de la industria o arrojar luz sobre un nuevo caso. Las personas que vienen a una reunión de este tipo esperan que los organizadores de la información probada que será apoyada por las estadísticas y presentada de una manera interesante e innovadora.

Preparación del presupuesto y plan de negocios

Ya sea que su conferencia tenga apoyo de patrocinio o no, debe tener un presupuesto. Necesitas saber qué sucede con tu dinero, dónde los ganas y dónde gastas. Tener un presupuesto también le ayudará a establecer un precio para asistir a una conferencia. A continuación se muestra una lista de las cosas más comunes que desea presupuestar: lugar, alojamiento, transporte, catering, tarifa para una conferencia, actividad o evento de teambuilding, marketing, miembros del equipo.

Decidir una cita en la conferencia

Ahora es el momento de decidir cuándo se llevará a cabo su conferencia. Como se mencionó anteriormente, esta fecha debe ser de seis meses a un año adelante para que todos puedan introducirla de forma segura en su calendario. También debe asumir cuánto durará la conferencia. La experiencia de la industria sugiere que una conferencia en la que participan alrededor de 300 personas necesita dos días completos para darse cuenta. Las conferencias más grandes pueden durar aún más. Para cada uno debe traer algo para sí mismo.

Oradores: ¿a quién invitar?

Para el éxito de cada conferencia, son los oradores adecuados. Depende de ellos qué contenido transmiten y si atraen a la gente. Por lo tanto, debemos pensar en a quién invitar a esas conferencias. Esto no es un asunto fácil, porque requiere que tengamos muchas habilidades y familiaridad en la industria. Recuerde que las personas conocidas en la industria que tienen mucho que decir atraerán a muchos más oyentes.

Búsqueda de patrocinadores y subvenciones

Si está financiando conferencias usted mismo y no está buscando flujos de ingresos externos, puede omitir este paso de forma segura. Si no, y querrá buscar patrocinadores u organizar una recaudación de fondos es la clave a tener en cuenta es que los patrocinadores y sus valores deben ser coherentes con el tema de la Conferencia. Comience por encontrar patrocinadores que financien eventos similares o estén relacionados con el tema principal de la conferencia. Decida cuántos patrocinadores le dirán sobre el curso de la conferencia. ¿Permitirá que los logotipos se coloquen en cualquier lugar disponible? ¿Podrán llevar a cabo sus propias conferencias o promociones fuera de la sala principal? Recuerde que hay un equilibrio entre la financiación y el sacrificio de la integridad de las conferencias. Usted es el organizador que decide dónde debe ubicarse esta línea de equilibrio.

Lugar de conferencia y tamaño de la sala

Uno de los elementos más importantes es la elección del lugar donde se organizará la conferencia. En primer lugar, debe estar en un buen lugar y cumplir las condiciones necesarias para organizar la Conferencia. Vamos a señalar si la habitación es de tamaño adecuado. No podemos elegir una habitación pequeña, porque los huéspedes se sentirán embarazosos en ella, lo que les dificultará centrarse en los valores transferidos. Por otro lado, no podemos permitirnos demasiadas salas, porque puede causar la ilusión de que no hemos reunido a suficiente gente en la conferencia.

Organizar catering

Por lo general, también hay un lugar de conferencias dedicado. Si este no es el caso, debe introducir proveedores externos. Decida qué tipo de comidas desea ofrecer y cuántas pausas para comer serán. Reserve hasta una hora para el almuerzo y unos 15-20 minutos para tomar café y aperitivos. Recuerde: Si su presupuesto es un lugar, siempre es mejor comer comidas calientes en lugar de sándwiches durante el almuerzo. Usted quiere estar seguro de que la empresa de catering puede manejar la logística el día del evento. Lo mejor es encontrar una empresa local cerca del sitio de conferencias para evitar posibles retrasos y problemas relacionados con los atascos de tráfico de automóviles o los costos de transporte. No olvide comprobar cuánto tiempo antes el proveedor de catering necesita conocer el número final de participantes, menús y cualquier necesidad nutricional especial. Piense en otros proveedores externos que pueda necesitar, como una empresa decorativa o un proveedor especial de equipos de TI.

Programar instancias

Este puede ser el paso más importante de todos. Sus oradores son las estrellas de su conferencia. Desea una composición sólida para atraer a los participantes y garantizar un rendimiento profesional. Es mejor proporcionar primero el orador o altavoces que son muy conocidos y respetados en esta área. Esto aumentará su credibilidad a los ojos de otros oradores potenciales y aumentará la probabilidad de participación de los participantes. Busque conferencias que se centren en los temas de su conferencia. Cree una lista de prioridades de los oradores potenciales a los que desea invitar. Entonces reserva.

¿Qué equipo usar durante la conferencia?

Vivimos en multimedia, rara vez cuando el orador invitado no utiliza equipos audiovisuales, y no hay nada peor que el equipo que no funciona durante la reunión – que golpea el ritmo de todos los presentes en la sala. Por lo tanto, antes de comenzar, usted debe marcar que:

1. El equipo funciona al cambiar de presentación,

2. El micrófono cumple con nuestros requisitos,

3. Acepte todas las especificaciones de hardware

4. Tenemos algunos equipos adicionales / de repuesto en caso de falla.

Los pasos más importantes necesarios para llevar a cabo una conferencia exitosa es comprobar las instalaciones y prepararla. Incluso la presentación mejor preparada dejará un descontento cuando se entrelaza con problemas técnicos del equipo.

Empezar a registrar participantes

Por último, es hora de la parte más emocionante: instar a la gente a inscribirse en la conferencia. La mejor opción es crear un sitio web profesional para conferencias. Asegúrese de agregar su página de conferencia a todos los materiales de marketing e información. ¿No tiene los recursos para crear un sitio web dedicado? En esta situación, la opción es una página de venta de entradas de terceros.

Promocione su conferencia Ahora tiene su lugar, oradores clave, un programa de conferencias transparente y un sitio web para invitar a la gente y vender su conferencia organizada. A partir de ahora, el objetivo principal es promover conferencias a través de todos los canales disponibles. Si su conferencia no es gratuita, querrá establecer el precio correcto. Por un lado, las cuotas de la conferencia deberían ayudar a cubrir los costos, por otro lado no desea medir a los participantes interesados y terminar con una conferencia medio reservada. Puede tener en cuenta la escala móvil de los salarios en función del estado profesional de las personas. Si promociona su conferencia, debe crear un folleto de alta calidad con un programa de conferencia y un enlace prominente a su sitio web o sitio de venta de entradas.

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